サイボウズ Officeの使い方を徹底解説！使える機能や無料版のサービスは？Garoonやkintoneとの違いもご紹介
グループウェアとして人気があるサイボウズ Office。
この記事では｢誰でもかんたんに使える｣というコンセプトを基にして作られたグループウェア・サイボウズ Officeについて徹底的に解説します
- サイボウズ Officeの機能
- サイボウズ Officeの無料版のサービス内容
- 導入するメリット・デメリット
- サイボウズ Officeの導入方法
上記の内容について詳しくご紹介していますので、興味がある人はぜひ目を通してみてください。
サイボウズ Officeとは
サイボウズ Officeとは、中小企業など社内の情報共有・コミュニケーションをスムーズにするためのグループウェアです。
1997年に発売をスタートしました。
運営企業
サイボウズ株式会社が運営しています。
チームで働くことを楽しめるサービス開発に取り組んでおり、チームワークを大切にする企業へ向けたサービス・製品を多数抱える会社です。
グループウェアにおけるシェア率
グループウェアのシェア率は12年連続で1位（ノーリサーチ社の中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート グループウェア部門）を獲得しています。
クラウド版とパッケージ版がある
サイボウズ Officeにはクラウド版とパッケージ版の2種類があります。
サイボウズ Officeの特徴
この項目では、サイボウズ Officeの特徴についてご紹介します。
基本機能が充実している
スケジュールやファイル管理、掲示板にメッセージ。
ビジネスの場で使い勝手が良い機能を1パッケージでまとめています。
「このサービスはこれ、あのサービスはこれ」というように欲しい機能によってツールを使い分ける必要がないのでとても便利です。
リーズナブルな価格で使える
1ユーザーごとの価格となっており、料金設定もかなり良心的です（「サイボウズ Officeの価格」で詳しく述べます）。
無料お試しも可能。
人数変更や解約もスムーズにできる
1ヶ月単位で使用人数や解約をおこなえます。
導入している会社が多い
20年以上、日本ビジネスが求めるニーズにぴったりと寄り添ったグループウェアを開発しているサイボウズ。
サイボウズを導入した会社累計で6万5000社を超えています。
導入数が多いということは、日本のビジネスシーンにおいてのニーズを満たすグループウェアということの証明となります。
各デバイスに対応済み
パソコンやタブレットだけでなく、スマートフォンなど色んなデバイスに対応しています。
セキュリティの高さは抜群なので、安心して出先や自宅からもアクセスすることが可能です。
外出先で何かチェックしたい時なども、慌てることなくサイボウズで閲覧できます。
どこにいてもアクセスできるというのはとても大きな魅力といえるでしょう。
サイボウズ Officeの機能
サイボウズ Officeが持つ機能の一部をご紹介します。
トップページ
ログイン時すぐに表示されるページです。
その日に入っている予定や自分宛ての連絡・申請などをくまなくチェックできるので、「やることを忘れていた」という事態に陥らずに済みます。
配置は自分の好きなようにカスタマイズ可能。
スケジュール
個人の予定はもちろん、チームの予定も共有できるスケジューラーとなっています。
他の人の空いている時間を見て予定を登録するなど日程調整がかなり簡単にできます。
ファイル管理
文書ファイルや画像ファイルなどを格納できます。
バージョン管理も容易く、誰がどう更新したかも一目瞭然です。
最大で10世代までファイルのバージョン管理がおこなえます。
間違って上書きしてしまっても、すぐに前のファイルに戻すことができるため、誤って誰かがミスしてしまっても慌てる心配は要りません。
メール
ブラウザ上で動きます。いつでもどこでもメールをチェックが可能です。
メッセージ
サイボウズのユーザーに対してメッセージを送る機能です。
チーム全体、プロジェクトメンバーのみ、など相手を絞ってメッセージを送ることができます。
メッセージ内でアンケートを設置することも可能です。
掲示板
知らせたいことや重要な変更点などを全員に共有することができます。
1議題へのやり取りを同じ場所でおこなうので、付け足された事項なども見落とす可能性が低くなります。
ワークフロー
交通費申請や稟議書、休暇申請などの申請や決済を電子化できる機能です。
外出先でもスムーズに決済可能なため、非常に便利です。
プロジェクト
プロジェクトに必要となる情報を詰め込めます。
情報だけでなく、やり取りも一元管理が可能です。
進捗チャートでどの程度の進捗状況かの把握も用意におこなえます。
ToDoリスト
トップページ・スケジュールと連携している機能です。
タスクごとの〆切りも表示されるので、やり忘れたタスクがないかをすぐに確認できます。
ToDoリストの登録は、メールや掲示板の画面でも可能です。
後回しにして、結局タスクを忘れてしまったりする恐れが減るでしょう。
また、後で確認したメールがどれだったか忘れてしまうという事態も防げます。
このほかにも充実した機能を有するサイボウズ Office。
詳しくは公式サイトの「Function かんたん便利な機能」をご覧ください。
サイボウズ Officeのコース①クラウド版
ここでは、サイボウズ Officeクラウド版のプラン情報についてお伝えします。
クラウド版には「スタンダードコース」と「プレミアムコース」の2つがあります。
各コースの情報
「スタンダードコース」はサイボウズ Officeの基本的な機能を全て利用できます。
「プレミアムコース」は基本的な機能にプラスして、カスタムアプリ（アプリ作成数無料＆100種類以上のテンプレート）が使えます。
価格
「スタンダードコース」は月額1ユーザー500円（年額5,800円）。「プレミアムコース」は月額1ユーザー800円（年額9,405円）となっています。
初期費用はどちらも無料です。
容量
どちらのコースもディスク容量は5GB×ユーザー数となっています。
最低ユーザー数
「スタンダードコース」も「プレミアムコース」も5ユーザーから利用することができます。
契約期間
どちらも1ヶ月からとなっています。解約はいつでも可能です。1ヶ月過ぎれば、解約は自由です。
セキュリティをもっと強固にしたい場合
どちらのコースもIPアドレス制限やBASIC認証が搭載されています。
「でも、もっとセキュリティを強くしたい」というニーズに応え、サイボウズ Officeは「セキュアアクセス」というオプションを用意しています。
「セキュアアクセス」は月額料金にプラス250円を追加することで利用できるサービスです。
クライアント証明書をインストールした端末のみにアクセスを限定することが可能です。
容量が足りない場合
5GB×契約ユーザー数では容量が足りない場合もご安心ください。
サイボウズ Officeには月額料金にプラス1,000円を支払えば、ディスク容量を増設するオプションがあります（ドメイン全体の容量を追加するサービスです）。
サイボウズ Officeのプラン②パッケージ版
クラウド版の次は、パッケージ版の価格についての紹介です。
各コースの情報
クラウド版と同じく、パッケージ版にも「スタンダードコース」と「プレミアムコース」があります。
内容はクラウド版と同じなので割愛します。
価格
「スタンダードコース」の10ユーザー版が63,800円、「プレミアムコース」の10ユーザー版が82,800円です。
20ユーザー版～の価格については公式サイトの「Price 手頃な価格［パッケージ版］」で確認してみてください。
ライセンスの有効期間
1年間となっています。
外出先でも使いたい場合
パッケージ版サイボウズ Officeを外出先でも使いたい場合はオプションサービス「サイボウズリモートサービス」をプラスすると良いでしょう。
価格についてはユーザー数で違います。
こちらをご覧ください。
サイボウズ Officeの無料版
サイボウズ Officeには、30日間無料で使える「無料試用」サービスがあります。
無料で試すことができるのはクラウド版の「プレミアムコース」です。
ユーザーの数は無制限。専用環境下でサイボウズ Officeの機能をじっくり堪能することができます。
試用期間で使ったデータは引き継ぎ可能
試用期間が終わったあとは自動的に料金が発生することはないので安心して試せます。
なお、無料お試しを経て契約する場合は、お試し中のデータを引き継ぐことが可能です（試用期間完了後、30日以内に申し込みが必要）。
パッケージ版の体験もできる
上記で述べた無料お試しは「クラウド版」のものです。
「パッケージ版の導入を検討している」「どんな機能なのか、さらっと知りたい」という人は、「オンラインのデモサイト」を利用してみるのがおすすめです。
サイボウズ Officeパッケージ版の機能を試すことができます。
ただし、他の人も利用している環境なので本当のデータは使わないよう気をつけましょう。
サイボウズ OfficeとGaroonの違い
サイボウズ OfficeとGaroonには3つの大きな違いがあります。
対応規模
サイボウズ Officeは300人までの利用をおすすめしている「中小企業向け」グループウェアです。
Garoonは5000人以上のユーザー数でも利用可能な「大規模向け」グループウェアとして存在しています。
データベースの有無
サイボウズ Officeはカスタムアプリを搭載（プレミアムコースのみ）していますが、Garoonはデータベースを搭載していません。
対応言語
サイボウズ Officeは日本ビジネスに着目して作られたツールです。それもあって、対応言語は日本語のみとなっています。
Garoonは日本語の他に、中国語・英語にも対応しています。
サイボウズ Officeとkintoneの違い
サイボウズ Officeとkintoneの大きな違いは「カスタマイズ性」にあります。
サイボウズ Officeは、日本の中小企業が使いやすいような機能を備えた「万能」タイプ。
kintoneは必要な機能があれば、それをアプリとして作成する「専門家」タイプです。
サイボウズ Officeを導入する際の注意点
サイボウズ Officeは少人数～中小企の会社向きというのはここまでの解説でおわかりいただけたはず。しかし、メリットばかりではありません。
サイボウズ Officeを導入する時に注意したいこともあります。
この項目では、サイボウズ Officeの注意点についてご紹介します。
動作環境
サイボウズ Officeを利用できるブラウザは決まっています。詳しくはこちらをご確認ください。
制限事項
使う時に、特定のブラウザによっては制限がかかる機能や動作が存在します。
たとえば、Microsoft Edgeでサイボウズ Officeを使う場合、ファイルをドラッグ＆ドロップすると、添付できないことがあるなど。
他にどんな制限事項があるかは、「サービス一覧」で確認してみましょう。
サイボウズ Officeの使い方①導入の流れ
サイボウズ Officeの導入について解説します。
サイボウズorオフィシャルパートナーから購入
初めて購入する場合は、まず「お試し環境」に申し込んでみましょう。
見積もり
「お見積もり」もしくはで、利用する予定のコースやユーザー数を入力し、見積もりをチェックします。
「オフィシャルパートナー」に頼む場合はそちらに見積もりを依頼しましょう。
発注する
サイボウズドットコム ストアもしくはオフィシャルパートナーに依頼します。
利用を開始する
サイボウズ Officeの設定をして、利用をスタートします。
なお、お試し環境のデータを引き継いだ状態で利用を開始したい場合は、メールを受信したあとから継続してサイボウズ Officeを利用することが可能です。
その後の設定についてはこちらを確認ください。
サイボウズ Officeの使い方②導入の流れ（パッケージ版）
サイボウズ Officeのパッケージ版はライセンス販売です。
そのため、製品はダウンロードして使います。
なお、インストールしたあとは60日間無料でお試しが可能です。
試してみて「導入したい」となったら、「見積もり」もしくは「ご発注」フォームで必要事項を入力して申し込みましょう。
申し込み後、5営業日内にライセンスキーが送られてきます。
このライセンスキーを設定すれば、契約完了です。
ちなみにパッケージ版の支払いは「請求書払い」のみとなっています。
製品が届き次第、請求書に記載がある金額を指定銀行口座へ振り込みましょう。
サイボウズ Officeの使い方③基本機能
サイボウズ Officeには様々な機能があります。
何となく手探りで使える機能もあれば、よくわからないまま……という機能が出てくることもあるでしょう。
「サイボウズ Officeマニュアル」のユーザー項目で機能を確認することもできます。
しかし、動画のほうが実際の流れの確認もできるのでおすすめです。
まとめ
魅力溢れるサイボウズ Officeの内容や使い方、他グループウェアとの違いなどについてお伝えしましたが、いかがだったでしょうか。
サイボウズ Officeは痒いところに手が届く機能がたくさん詰まっている、少人数や中小企業で働く人たちには打ってつけのツールです。
シェア率も導入実績も多く、「日本のビジネスシーン」に焦点を当てて作られたサイボウズ Office。
どのグループウェアを導入するか迷っている人に最適なツールといえるでしょう。
無料版もあるので、迷っている人は一度無料版を使ってサイボウズ Officeの機能や使い勝手を試してみることをおすすめします。
