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エクセルカレンダーの作り方を徹底解説!便利な自動入力のやり方は?フリーランスエンジニアに最適な予定表の活用方法もチェック

フリーランスの時間の使い方

古い懐中時計

場所を問わず、家や出先などで仕事ができるケースが多い「フリーランス」という働き方。

在宅で出来るため「出勤」する必要がありません。

「自宅」と「職場」の境目がなくなると自分の時間の使い方など厳しく自己管理をする必要が生じてきます。

既にフリーランスとして生活を送っている方でも、この自己管理を難しく感じている方もいらっしゃるでしょう。

予定や納期などに向けてスケジュールを管理しておかなければ、成果物が納期に間に合わなくなってしまうかもしれません。

時間のコントロール

時は金なり

フリーランスという働き方をしていく上で「時間をコントロール」するスキルは必要不可欠です。

特に在宅で業務を行う場合、つい仕事を後回しにしてしまいがちなので、強い意志を持っていない方はルールを決める必要があります。

「予定を管理」しなければなりません。

予定の管理

正しいドアを選択するビジネスマン

予め業務に関してカレンダーや進捗表などを作成し、一目で作業の進み具合が分かるものがあると便利です。

もし遅れていれば焦りを自覚できるほか「今日はここまでやればいいな」という目安があれば気持ちに余裕も生まれます。

そんな「予定の管理」に役立つのがお馴染みの「Excel」なのです。

Excelで予定を管理

人々

Excelといえば表計算ソフトウェア。

「予定を管理する」というイメージをお持ちでない方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、Excelでは「カレンダーを作って予定管理をする」という使い方も実現できます。

今回の記事では、Excelのカレンダーの作り方をご紹介。

操作手順や入力方法はもちろん、フリーランスエンジニアにとって助かる機能・予定管理などについても解説していきます。

簡単に作れるExcelのカレンダー

開発契約

では早速、Excelでカレンダーをどう扱うのかという点に注目していきましょう。

難しい操作はなく、シンプルな操作で作成ができるので、誰でも簡単に作成可能です。

そしてExcelで作成したカレンダーは「ずっと使える」という大きな特徴があります。

手順1:最低限のレイアウトを作る

最初に行いたい操作は、カレンダーを作る範囲の上に「年」、「月」、「曜日」を入力するセルをそれぞれ作るという操作です。

例:

○○ △△

こちらに入力した値を基にカレンダーの日付が自動生成されますので、非常に重要なセルとなります。

手順2:DATE関数で準備する

年月セルと曜日のセルが作成できたら、いよいよ「関数」の登場です。

年月セルの隣に「=DATE(○○を入力したセル,△△を入力したセル,1)」と入力してください。

「〇〇/△△/1」と出力されたらOKです。

このセルの値は見えなくても問題ないので、気になる方はフォント色を白などに変更して非表示にしてしまってもいいかもしれません。

手順3:WEEKDAY関数で日付を求める

DATE関数で正しい結果が出力されたら、いよいよカレンダー内部の日付を埋めるという作業のスタートです。

カレンダーが日曜はじまり、月曜はじまりの場合で若干数値が異なるのですが、今回は日曜日を基準として解説いたします。

「日」と入力したセルの下に「=DATE関数を入力したセル-WEEKDAY(DATE関数を入力したセル)+1」を入力してください。

実際のカレンダーと同じ日付(正しい日付)が出力されたらOKです。

また、この時入力する「DATE関数を入力したセル」を入力する際にF4キーを押して絶対番地にしておきましょう。

余談にはなりますが、WEEKDAY関数は日付の「曜日」を求める関数です。

それぞれ以下の数値で曜日が出力されます。

  • 日曜日:1
  • 月曜日:2
  • 火曜日:3
  • 水曜日:4
  • 木曜日:5
  • 金曜日:6
  • 土曜日:7

WEEKDAY関数を活用することで、簡単にExcelでカレンダー作成ができるのです。

手順4:月曜以降の入力

キーボードを打つ男性

WEEKDAY関数が正常に動作したら、月〜土曜日の日付を求める式を入力する必要があります。

しかし、今度はとても簡単。

隣の月曜日のセルには「=日曜日のセル+1」と入力してください。

これだけで、正しい日付が出力されるはずです。

手順5:2週目以降の週頭の入力

1週目はオートフィル機能で1発で入力可能ですが、カレンダーの2週目以降はもう1手間かける必要があります。

まず、カレンダー2週目の週頭(日曜日)のセル。

こちらには「=1週目の土曜日のセル+1」を入力してください。

実際の正しい日付が出力されたらOKです。

もし月曜はじまりのカレンダーを作られている場合は、式は「=1週目の金曜日のセル+1」となりますね。

手順6:オートフィル機能で一括入力

2週目の週頭の計算式が無事入力できたら、あとはExcelのオートフィル機能任せでOKです。

2週目の日曜日のセルを選択すると、右下に「緑色の四角」があるかと思います。

そちらをクリックして、カレンダーの日付欄の下限である5行目までドラッグ&ドロップしましょう。

狂った日付しか表示されませんが、今はスルーして土曜日まで全て同じ操作を行ってください。

すると、土曜日の操作が終わった瞬間に全て正しい日付が出力されます。

もし日付が狂ったまま治らない場合は手順3の関数式で「絶対番地」を設定していない可能性があります。今一度ご確認ください。

手順7:日にちのみ表示する

さて、全て正しい日付が出力されているとはいえ、カレンダーの日付欄にyyyy/nn/dd全てを表示しておく必要はありません。

細々として窮屈かつ非常に見辛いです。

続いては日付欄を範囲選択して、右クリックをし「セルの書式設定」をクリックしてください。

「表示形式」から「ユーザー定義」を選択し「種類」欄に「d」と入力してOKをクリック。

すると、カレンダーの日付が全て日にちのみに変わっていることが確認できます。

手順8:レイアウトを整える

これでExcelのカレンダー作りは終了となります。

あとは、ご自身の好みや使いやすい環境を目指してレイアウトを整えてみてください。

下記はカレンダーのレイアウト編集における一例ですので、参考程度にご覧ください。

  • 罫線で囲う
  • セルの大きさを変更して全体的にゆったりとさせる
  • 土・日のセルの色・フォント色を変更する(青や赤)

自分好みにレイアウトをカスタマイズできるのも「Excelカレンダー」の大きな魅力の1つです。

番外編:当月以外の日にちを非表示にする方法

Q&A IT

カレンダーは完成しましたが、このカレンダーは当月以外の日にち(前月、次月)も初週と最終週に表示されています。

この日にちを非表示にすることも可能です。

まず1週目を範囲選択してください。

選択したのち、Excel上部にある「条件付き書式」→「新しいルール」→「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択しましょう。

もし「スタイル」と表示されるExcelのバージョンをお使いの方は、クラシックを選択すると「指定の値を含むセルだけを書式設定」が選択可能になります。

その後の設定は以下の通り設定してください。

  • セルの値
  • 次の値より小さい
  • =DATE(○○を入力したセル,△△を入力したセル,1)

これが入力できたら「書式」をクリック。

フォントの色を白に変更すれば完了です。

第1週目に出力されていた前月日にちが空白(フォント色が白)になったことが確認できるでしょう。

第2週目以降も途中まで操作は同様で「指定の値を含むセルだけを書式設定」の入力項目だけ異なります。

  • セルの値
  • 次の値以上
  • =DATE(○○を入力したセル,△△を入力したセル+1,1)

上記設定が入力できたら、先ほど同様フォントの色を白に変更すれば完了です。

これで、第5週目に表示されていた来月の日にちが空白にできました。

こちらも1度設定さえしてしまえば、月が変わっても自動で表示・非表示を入れ替えてくれます。

前月・来月の日にちが表示されているのが気になる方は設定してみてもいいかもしれません。

年月セルを編集すればずっと使える

PCを操作する日本人男性

今回作成したExcelカレンダーは、1度作成してしまえばずっと使用できます。

手順1で作成した年月セル。

それぞれの年と月を変更するだけで、全ての日付が自動で変更されます。

また、2ヶ月分欲しいという場合は作成したカレンダーをコピーして、別のシートや隣などにペーストすればOKです。

ただし、この操作を行う場合一点注意しなければならないポイントがあります。

それは手順3で設定した「絶対番地」です。

この絶対番地の部分だけ適切なセルに手動で変更すれば、一瞬でカレンダーの複製が可能となります。

予定表としての活用

オンラインバンキング

さて、Excelのカレンダーを作成してきましたが、このままではただ単に繰り返し使える「便利カレンダー」の域を出ません。

そこで、フリーランスの方におすすめの先ほど紹介したExcelカレンダーの活用方法を紹介していきます。

先ほど作成したExcelカレンダーの全ての日にちの間に、以下の通り行を挿入してください。

1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31

これで、予定の入力欄の作成ができました。

簡単なスケジュールであれば、1日ごとに下の空白セルに予定作業やスケジュールを入力できます。

日にちごとに「この日までに目標とする作業」などを書いておけばスケジュール管理ができるでしょう。

また、仕事を一切せずオフにする休日なども視覚的に分かるようにしておけば、モチベーションにも繋がるかもしれません。

通常のスケジュール帳と同様に重要度の高さに応じてセルの色やフォントの色を変えてみてもいいでしょう。

詳細な予定を書き込みたい場合のカレンダー作成方法

システムエンジニアの男性

とはいえ、日にちごとにもっと詳細な予定を書き込みたいという方もいらっしゃるでしょう。

そんな方におすすめなカレンダーの作成方法をご紹介いたします。

先ほど紹介したカレンダーほど手順は多くないので、比較的短い時間で作成可能です。

手順1:適当なセルに日付を入力する

まず、どこでも良いので適当なセルに日付を入力します。

日付はいつでも大丈夫ですが、その日付以降を作成することになるのでその点だけご注意ください。

手順2:フィルボタンから連続データの作成をクリックする

日付の入力が完了したら、Excelの画面右上にある「フィル」ボタンをクリックしてください。

すると「連続データの作成」というメニューが表示されますので、そちらをクリック。

具体的な設定メニューが出てくるので、以下の通り設定してください。

  • 範囲:列
  • 種類:日付
  • 増加単位:日
  • 増分値:1
  • 停止値:任意

停止値はご自身が予定を入力したい日付や、年末(12月31日)、年度末(3月31日)などがおすすめです。

項目を正しく入力できていることを確認できたら、OKボタンをクリックしてください。

すると、縦方向へ向かって停止値として設定した日付まで全て自動で入力されます。

手順3:TEXT関数で曜日を入力

ラップトップパソコンの操作

日付をオートフィルで入力できたら、次は曜日を出力しましょう。

日付セルの隣に「=TEXT(隣の日付セル,”aaa”)」と入力してください。

正しい曜日が出力されていることが確認できたら、こちらもオートフィルで一括入力してしまいましょう。

手順4:レイアウトを整えて完成

曜日が入力できたら、レイアウトを整えて完成です。

先ほど紹介したカレンダーと同様に、罫線や色付け等をして見やすくカスタマイズしましょう。

レイアウトが整えば完成です。

曜日の隣のセルは全て余白となりますので、予定を詳細に入力することができます。

フリーランスにとって超重要な予定管理

ドアに入るビジネスマン

Excelカレンダーの作り方を解説してきました。

フリーランスにとって「予定管理」は非常に重要です。

基本的にフリーランスは1人で働くことになります。

必然的に自分で時間や予定・進捗を管理しなければなりません。

予定を管理しないで仕事に取り掛かっていると、知らぬ間に納期を過ぎてしまうという事態も起こり得ます。

また、過ぎこそせずとも、つい仕事を後回しにし過ぎて納期間際の作業量がとてつもないことになる可能性も考えられるでしょう。

そのため、フリーランスにとって予定や進捗を管理するのは超重要なことだといえるのです。

自由に見えるフリーランスだからこそ予定を管理する

楽しんでいるビジネスウーマン

フリーランスは一見すると「自由気ままで好きなように仕事をしている」と見られてしまうこともあるかもしれません。

しかし、実際はフリーランスで「いつでも仕事ができる」からこそ、自分自身で予定や時間をしっかりと管理する必要があるのです。

先ほども触れた通り「納期」に決して遅れないために、うまく仕事量や時間配分を調整する必要があります。

自己管理を極めて、フリーランスだからこそできる働き方、ライフスタイルを実現しましょう。

そうすれば、今まで以上に豊かで充実した人生を歩めます。

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