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【個人事業主】請求書の書き方を徹底解説!フリーランスエンジニアが注意すべきポイントは?テンプレートで源泉徴収や消費税・印鑑の有無も確認

効率的に請求書を作成しよう


フリーランスエンジニアにとって、業務に関連して頭を悩ませるものの一つに請求書の作成があります。

確実に支払いをしてもらうために必須な重要事項です。

しかし、請求書の作成・送付自体は報酬の発生しない作業のため、可能な限り効率的に作業を終えることが重要といえるでしょう。

今回はフリーランスエンジニアが知っておきたい請求書の書き方や注意すべきポイントを解説します。

源泉徴収や消費税についての考え方や書き方、意外と悩みやすい印鑑の有無についても解説していきます。

また請求書の作成をより効率化するための方法として、クラウド型会計ソフトやテンプレートも紹介します。

適切な請求書の書き方を身につけ、取引をスムーズかつ効率的に進めましょう。

適切な請求書のフォーマットとは?


請求書とは、納品物に対する報酬額やその支払い期日を明記した書類です。

その書式や記載内容を定める法律はなく、請求者と支払者の両者が合意すれば、口頭での請求でも法律上は問題ありません。

しかし実際の取引においては、スムーズに取引を行うために作り上げられてきた一定の書式があります。

そのため基本的な書き方のポイントをおさえて作成することが重要です。

フリーランスエンジニアの場合、取引先からフォーマットを指定された際はそれに従って作成しましょう。

フォーマットの指定がない場合は、自分で請求書を用意する必要があります。本記事の内容を参考に、必要に応じてテンプレートなども導入しながら請求書を作成しましょう。

請求書の記載事項一覧

想像を膨らませる男性
請求書に記載すべき項目の一覧は、以下の通りです。

順番に解説していくので、請求書を作成する際の参考にしてみてください。

1.発行者の氏名または名称

発行者の氏名や、屋号がある場合は屋号を記載します。一般的に、横書き用紙の右上に記載します。

2.発行日

請求書の発行日を記載します。

請求先が法人の場合、「請求書を作成した日」を記載する場合と「取引先の締め日」を記載する場合があるため注意が必要です。(詳細は後述の注意点を参照)

3.請求内容

品目、単価、数量を記載します。

フリーランスエンジニアの場合、品目は「業務委託費」としてまとめて記載する方法が多く見受けられます。

また「システム開発費」または「システム設計費」などのように業務内容を記載する方法も一般的です。

税務処理の都合上、取引先から品目の記載内容を指定される場合もあるので、必要に応じて取引先に確認しましょう。

4.請求金額

「小計(税抜き)」と「消費税」「税込みでの合計金額」を記載するのが一般的です。

源泉徴収対象者の場合、源泉徴収額も内訳に記載します。

5.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

請求書の宛先を記載します。取引先の会社名、部署名、担当者名などを記入しましょう。

一般的に横書き用紙の左上に記載します。

6.支払い期日

支払の予定日を記載します。支払い漏れによるトラブルを防ぐためにも、取引先の支払スケジュールを確認の上記載しましょう。

7.振込先の情報

銀行・支店名、口座種別、口座番号、口座名義を記載します。

振込手数料の負担については、請求者負担の場合と支払者負担の場合の2パターンが想定されます。

トラブルを避けるためにも、どちらが手数料を負担するかを事前に取引先に確認の上明記しておきましょう。

8.備考欄

支払い期日の変更や支払いが分割になる場合など、支払いに関して特殊な条件がある場合に記載します。

9.請求書番号

請求書の管理を容易にするため、通し番号を記載しましょう。

取引先から問い合わせを受けた時などに目的の請求書を見つけるのが容易になります。

自分で請求書のフォーマットを用意する場合は、管理しやすい方法で問題ありません。

消費税と源泉徴収を理解する

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請求書に記載する内容で特に悩みやすい項目として、消費税や源泉徴収など税金関連の項目が挙げられます。

自分で請求書を作成する個人事業主の場合、消費税や源泉徴収は支払われる報酬に直接的に関わる項目のため、確実に理解しておくことが重要です。

次項より、請求書を書く際に知っておくべき知識として、消費税と源泉徴収それぞれの考え方と記載の仕方を重点的に解説します。

請求書への消費税と源泉徴収の記載方法

ノートパソコン
請求書の請求金額欄には、消費税と源泉徴収を下記のように記載するのが一般的です。

【源泉徴収がない場合】

小計 250,000
消費税 25,000
合計 275,000

①小計:売上額(税抜き)の合計
②消費税:売上額に対する消費税額
③合計: ①小計 + ②消費税

【源泉徴収がある場合】

小計 250,000
消費税 25,000
源泉徴収額 -25,525
合計 249,475

①小計:売上額(税抜き)の合計
②消費税:売上額に対する消費税額
③源泉徴収額:売上額に対する源泉徴収税額
④合計: ①小計 + ②消費税額 − ③源泉徴収税額

源泉徴収は報酬から差し引かれるため、マイナスで記載します。合計欄の金額が最終的に請求者へ支払われます。

消費税の考え方と注意点

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消費税の請求をしたい場合、どのような点に注意すればいいのか気になる人もいることでしょう。

免税事業者でも消費税の請求はできるため、ぜひ参考にしてみてください。

免税事業者であっても消費税を請求して良い

請求書を作成する際、免税事業者であっても消費税を請求することは可能です。

事業者は原則として、確定申告の際に消費税の申告・納付が義務付けられていますが、この義務は事業規模に応じて免除される場合があります。

納付義務がある事業者を「課税事業者」、納付義務が免除されている事業者を「免税事業者」と呼びます。

免税事業者に該当する基準は、下記のように定められています。

消費税では、その課税期間に係る基準期間における課税売上高が1,000万円以下の事業者は、納税の義務が免除されます。

この納税の義務が免除される事業者(以下「免税事業者」といいます。)となるか否かを判定する基準期間における課税売上高とは、個人事業者の場合は原則として前々年の課税売上高のことをいい、法人の場合は原則として前々事業年度の課税売上高のことをいいます。

引用元:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6501.htm

上記より個人事業主であるフリーランスエンジニアの場合、前々年の課税売上高が1,000万円以下であれば免税事業者に該当します。

ただし、免税事業者はあくまでも事業で受け取った消費税の納付義務を免除する制度で、消費税の請求を制限するわけではありません。

免税事業者であっても、消費税を請求して問題ないということを理解しておきましょう。

消費税は分けて記載する

請求書の作成の際、請求金額の内訳として、「税抜き金額」と「消費税」の金額を分けて記載しましょう。

消費税を分けずに合計金額のみを記載しても、法律上は問題ありません。しかし、消費税の金額を一目で理解しづらくなってしまいます。

消費税額が明記されていれば、取引先にとっても支払いの内訳を明確に理解しやすいほか、個人事業主側としても確定申告に向けた記帳作業が容易になります。

加えて後述する源泉徴収対象者の場合は、消費税を分けて記載していると源泉徴収額が少なくて済むという利点もあります。

以上のことから、請求書を書く時は取引先と合意している報酬金額が「内税(消費税込)」か「外税(消費税別)」のどちらかなのかを確認しましょう。

その上で、消費税と合計額を分けて記載しましょう。

源泉徴収の考え方と注意点

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請求書に記載する内容の中でも悩みやすい項目の一つが源泉徴収です。

フリーランスエンジニアの源泉徴収については、下記の3ステップで確認しましょう。

1.自身が源泉徴収対象になるかどうか
2.源泉徴収対象の場合、源泉徴収額を請求書に記載すべきかどうか
3.記載する場合、源泉徴収税率はどう算出するのか

上記の内容について順番に詳しく解説していきます。

源泉徴収の対象になる場合とは?

前提として、一般的にフリーランスエンジニアは源泉徴収の対象になりません。

そもそも源泉徴収とは、特定の所得について請求者が払うべき所得税を、報酬の支払い側が事前に徴収し、請求者の代わりに納める制度です。

特定の所得の内容として、雇用主から従業員へ支払われる給与や、税理士など一部の職業への報酬などが定義されています。

プログラミングやコーディングなど、一般的なフリーランスエンジニアの業務に支払われる報酬は、上記「特定の所得」に含まれません。

よってフリーランスエンジニアは基本的には源泉徴収の対象にならず、請求書にも記載の必要はありません。

特定の業務に従事した場合

一方でフリーランスエンジニアであっても例外的に源泉徴収対象になる場合があります。

個人事業主であっても、一部の業務に従事すると源泉徴収の対象となり発注側に徴収および納税の義務が発生します。

源泉徴収対象となる報酬の一覧は「所得税法第204条第1項第1号」に定められています。

以下、一部抜粋して紹介します。

第204条第1項第1号の報酬・料金
・原稿の報酬
・挿絵の報酬
・写真の報酬
・作曲の報酬
・レコード、テープ又はワイヤーの吹き込みの報酬
・デザインの報酬
・放送謝金
・著作権の使用料
・著作隣接権の使用料
・工業所有権等の使用料
・講演の報酬・料金
・技芸、スポーツ、知識等の教授・指導料
・脚本の報酬・料金
・脚色の報酬・料金
・翻訳の報酬・料金
・通訳の報酬・料金
・校正の報酬・料金 など

引用元:https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/aramashi2009/data/05/index.htm

上記の対象業務のうち、特にフリーランスエンジニアに関係しうるものとしては、デザイン料を含む業務が挙げられます。

Sier系の開発のみを受注している場合は、源泉徴収対象となるケースは少ないでしょう。

一方で、Web系の開発でデザイン関連の業務などが含まれた案件を受注している場合、源泉徴収の対象になる可能性が生じるため注意が必要です。

取引先に常駐している場合

フリーランスエンジニアが源泉徴収対象になるもう一つのケースとして、取引先に常駐して業務を行なっている場合が挙げられます。

前提として業務委託の場合は、常駐であっても源泉徴収対象にはならないのが原則です。

しかし常駐者の労働実態によっては、税務調査により「クライアントと雇用関係にあるのと同等の状態」と見なされ、源泉徴収の対象とされるケースがあります。

そのため企業によっては、税務調査での指摘を避けるべく常駐のフリーランスを源泉徴収の対象として扱う場合があります。

実際に源泉徴収対象として扱うかどうかは取引先の判断によるため、請求前に必ずクライアントに確認しましょう。

源泉徴収は請求書に記載すべきか?

源泉徴収の対象であることが確認された場合、源泉徴収の記載要否を取引先に確認しましょう。

源泉徴収額は、支払われる報酬金額をもとに算出されますが、請求者側で計算した金額を請求書に記載して問題ないかどうかは、クライアントによって異なります。

請求者側としては、請求書に源泉徴収の記載をしなくとも特にペナルティはありません。

請求者が対象者である場合は、源泉徴収額が請求書に記載されているかどうかにかかわらず源泉徴収が行われ、報酬から所定の金額が差し引かれます。

ただし結果として実際に支払われる金額が変化するため、個人事業主側としては源泉徴収額を分けて記載しておけると確認が容易になります。

源泉徴収対象である場合、クライアントに確認の上可能な限り請求書に源泉徴収額を記載しましょう。

源泉徴収額の計算方法

請求書に源泉徴収を記載する場合のために、源泉徴収額の算出方法を理解しておきましょう。

源泉徴収額の計算は以下の式の通りです。

  • 【請求額が100万円以下の場合】源泉徴収額 = 請求額 × 10.21%
  • 【請求額が100万円超の場合】源泉徴収額 = (請求額-100万円)× 20.42% + 102,100円

請求額が100万円を超えるかどうかによって額が変わってくるため注意しましょう。

消費税と源泉徴収額の関係

基本的な算出方法は前項の通りですが、消費税の請求書への記載の仕方により源泉徴収額の金額が異なることがあります。

源泉徴収額は、支払総額に源泉徴収税率をかけて計算するのが原則です。

しかし、請求書に消費税が明記されている場合のみ税抜き金額に源泉徴収税率をかけて算出しても差し支えないと定められています。

請求書等に報酬・料金等の金額と消費税等の額とが明確に区分されている場合には、消費税等の額を除いた報酬・料金等の金額のみを源泉徴収の対象としても差し支えありません。

引用元:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6929.htm

消費税の内訳が記載されていない場合、消費税を含んだ支払総額を元に源泉徴収額を計算されるため、源泉徴収額が大きくなります。

結果的に、源泉徴収後に請求者に支払われる金額が目減りします。

ただし企業によっては、経理の手続きを簡略化するために一律で「税込み総額」から源泉徴収額を算出する場合もあるため取引先に確認が必要です。

以上の原則を理解した上で請求書の源泉徴収は自分で勝手に判断せず、「対象かどうか」「対象の場合、記載すべきか」「記載する場合の計算方法」の3点を取引先に確認しましょう。

その他の注意点1.宛先の記載について

起業家のオフィスでデスクトップで詰め物をした封筒を開く
請求書の宛先を書き間違えてしまうと相手に失礼な印象を与えかねないため、慎重に確認をとりながら記載をしていきましょう。

特に宛名の記載や「御中」と「様」の使い分けに関しては、間違いが起きやすいため注意が必要です。

宛名を取引先に確認

請求書を書く際は、会社名・部署名・担当者名のうち、どこを宛先とすべきか取引先に確認しましょう。

特に相手が法人の場合、発注者ではなく経理担当者などを宛先とするように指定される場合もあるため注意が必要です。

「御中」と「様」の使い分け

会社名宛の場合には「御中」を、担当者など個人名宛の場合には「様」を記載するのを忘れないようにしましょう。

その際、御中と様はどちらか一方のみを使用するのが正しい書き方です。

【正しい例】

  • 〇〇株式会社 御中
  • 〇〇株式会社 □□部 御中
  • 〇〇株式会社 □□部 (個人名)様

【間違った例】

  • 〇〇株式会社 御中 (個人名)様

上記例のように「御中」と「様」を同時に使うのは誤った用法のため、注意してください。

その他の注意点2.請求書の発行日に注意

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発行日は、請求書の作成日を記載するとは限りません。

商慣習的な通例として企業宛の請求書には、請求書の作成日ではなく「取引先の締め日」を記載することがあるため注意しましょう。

取引先が法人の場合、各月毎に請求の締め日が決まっているのが一般的です。

請求書の発行日に、締め日を過ぎた日付が記載されていると場合によっては次の月の請求という扱いになり、支払いが一月遅れてしまう可能性もあります。

取引先の経理処理に関わるため個人での判断は禁物です。請求書を作成した日を発行日とするか、締め日を発行日とするか、取引先に確認しましょう。

その他の注意点3.印鑑の有無

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法律上は、請求書へ印鑑の押印は必要ありません。

しかし、日本国内においては商慣習的に現在も広く使われているため、押印がある方が取引先からの印象が良い傾向があります。

加えて印鑑が押された書類を改ざんすることは、印鑑が押されていない書類を改ざんするよりも重い罪に問われるため、改ざんや偽造を防止するのに役立つという面もあります。

取引先の方から押印を要求される場合もあるため、取引先に対し電子印鑑でも大丈夫かなどを確認しておきましょう。

その他の注意点4.請求書の送付方法の確認

喫茶店にてラップトップPCでフリーランスの仕事をする
請求書を書く際は他の項目について確認するのと同時に送付方法も確認しておきましょう。

クライアントによってPDFなどの電子データをメールでやり取りする場合や、原本の郵送を求められる場合、FAXで送付する場合などさまざまです。

取引先の締め日との兼ね合いもあるため、書き終えてから確認していては対象の月中での支払いが間に合わなくなる可能性も考えられます。

取引先とスムーズにやりとりを行うためにも、請求書の送付方法について事前にしっかりと確認を取りましょう。

請求書の作成・発行をテンプレートで効率化する


請求書の基本的な書き方を理解した上で、作成をより効率的に進めるためにはクラウド型の会計サービスの利用もおすすめです。

請求書の郵送など送付に関するサポートを行うサービスもあり、請求書の作成から送付までを一括して効率化できます。

また、クラウド型会計サービスは請求書の作成のみならず確定申告に向けて必要になるさまざまな作業をサポートしています。

個人事業主として本来の業務に集中するためにも、会計サービスの導入の検討は一考する価値があるといえます。

以下に比較的よく使用されているクラウド型会計ソフトが提供する請求書テンプレートを記載します。

テンプレートなどで使用感を確認した上で、クラウド型の会計ソフトの導入も検討すると良いでしょう。

Misoca(ミソカ)- 請求書テンプレート
https://www.misoca.jp/misoca_template/invoice/index.html

MFクラウド – 請求書テンプレート
https://biz.moneyforward.com/invoice/templates/billings/

Square(スクエア)請求書 – 請求書テンプレート
https://squareup.com/jp/ja/invoices/invoice-templates

まとめ


適切な請求書を作成する知識は、フリーランスエンジニアとして業務をする上で必須です。

請求書の書き方を理解し、取引先とのやりとりをスムーズに行いましょう。

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