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プロジェクトマネジメントオフィスの役割や仕事内容を徹底解説!必要なスキルと活かし方は?PMOとPMの違いも確認しよう

プロジェクトを支えるPMOことプロジェクトマネジメントオフィス

握手するビジネスマン

PMOとも呼ばれる「プロジェクトマネジメントオフィス」もしくは「プログラムマネジメントオフィス」。

主にIT業界で導入され聞く機会の多い名前ですが、うわべだけで実態までは理解できていないという方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では「プロジェクトマネジメントオフィス」が一体どのような役割を持っており、どんな仕事を果たしているのかを徹底解説いたします。

また、プロジェクトマネジメントオフィスに必要なスキルなども併せてご紹介し、混同されがちなプロジェクトマネージャ(PM)との違いもチェックしていきましょう。

「プロジェクトマネジメントオフィス」は部門名である

オフィスで働くプログラマー

最初に頭に入れておきたい点として「プロジェクトマネジメントオフィス」は誰か特定の人の役職を指すのではなく「部門名」であるというポイントです。

前提としてプロジェクトマネージャを支え、助けるという役割を担っています。

プロジェクトにおいて、あくまでトップは「プロジェクトマネージャ」であり、その下に「プロジェクトマネジメントオフィス」が設置されます。

プロジェクトを成功へ導くために重要な責任と役割を担っている部門だということが理解できるでしょう。

PMとの違い

パソコン画面を示して同僚と話す男性

プロジェクトマネージャとプロジェクトマネジメントオフィスはそれぞれ「PM」と「PMO」と略されます。

字面も言葉もそっくりということもあり、この2業種はしばしば混同されますが、実際は全く異なる業種です。

プロジェクトマネージャは「プロジェクト全体の総責任者」であるのに対し、プロジェクトマネジメントオフィスは「PMの補佐・支援役」だからです。

PMがプロジェクトにおける目的の設定やメンバーの選定、プロジェクトの管理を行います。

管理などはプロジェクトリーダー(PL)が担当することもありますが、そのPLを管理するのは結局PMです。

つまり、プロジェクトの成功はPMにかかっているといっても過言ではありません。

そして、負担の大きいPMを助け、プロジェクトの成功をより近づける重要な役割を担っているのがPMOです。

マネジメント業務の支援を行ったり、会議や基準化をし、プロジェクトが円滑に進むよう影から支えています。

PMOの仕事・役割はプロジェクトマネジメントの支援

Webサイトデザイン開発

では早速、プロジェクトマネジメントオフィスの仕事の内容に注目していきましょう。

プロジェクトマネジメントオフィスは、以下の仕事を果たします。

  • プロジェクトマネジメント業務の支援
  • コミュニケーションの補佐
  • 会議体運営
  • プロジェクトの基準を設ける

これから解説する仕事全てをまとめると1つ目の「プロジェクトマネジメント業務の支援」ともいえますが、細分化して1つずつ簡単に解説いたします。

プロジェクトマネジメント業務の支援

プロジェクトを進めるということは、状況を把握し、問題があれば洗い出して対策を練り、解消していかなければなりません。

常にこのサイクルを進めていき、プロジェクトを成功へと導く必要があります。

プロジェクトマネージャが1人でこれを行うのは、本当に大変です。

規模が大きくなればなるほど当然その労力も増していきます。

課題や問題を見つ出すだけで一苦労し、対策などを練るために各チームにヒアリングを行い、様々な意見を拾い上げ、プロジェクトにとっての成功に最も近づく対策を実行しなければなりません。

このプロジェクトマネジメント業務、プロジェクトマネージャを支援するという役割を任されているのが「プロジェクトマネジメントオフィス」です。

PMがプロジェクトの現状を把握できるような資料などを作成・提供することで「プロジェクトを可視化」し、共に打開策を練っていくといった業務も行うという重要な役割を担っています。

PMO次第でプロジェクトの進行具合や業務効率、メンバーへの負担が大きく変動するともいえるでしょう。

コミュニケーションの補佐

プロジェクトにおいて欠かせないのが「コミュニケーションを取る」ということ。

メールやヒアリング、会議などもコミュニケーションに含まれるでしょう。

PMOはそういった業務も担当します。

PMとともに会議に出席したり、クライアントとの打ち合わせに出席することもあるでしょう。

メールのやり取りは日常でも頻繁に行われる業務の1つですが、件名のルールを規定するなどして少しでも余分なコスト削減を目指すなど、多岐に渡ります。

コミュニケーションコストが負担にならないよう管理するというのも重要な仕事の1つです。

会議体運営

オフィス 会議 会社

プロジェクトで定例化する会議体の管理・運営を行うのもPMOの仕事の1つです。

会議における議題や必要資料の準備・作成まで行い、会議の進行役を務めることもあります。

また、会議でプロジェクトの進捗や課題の進捗を把握して新たな資料に落とし込むというのも重要です。

プロジェクト・開発が円滑に進むように動きます。

プロジェクトの基準を設ける

PMOは、プロジェクトの発足からクローズまで統一の基準を設けるという仕事もあります。

スケジュール管理や品質管理といったマネジメントプロセスを基準化することで、プロジェクト内で情報が統一されていないという事態を避けることができます。

プロセスを定義することもあり、プロジェクト全体で余計な混乱を招かないよう未然に動く業務ともいえるかもしれません。

プロジェクトマネジメントオフィス内の職種

ラップトップコンピュータでタイピングするビジネスマン

「プロジェクトマネジメントオフィス」と一括りにされることが多いですが、厳密には内部で役割ごとに職種が分かれています。

PMO内部の職種は以下の3つです。

  • PMOアドミニストレータ
  • PMOエキスパート
  • PMOマネジャー

こちらも1つずつどんな役割を担っているのかチェックしていきましょう。

PMOアドミニストレータ

プロジェクトに関してデータ収集や会議のセッティングなどを行うのが「PMOアドミニストレータ」です。

全体のプロセスを円滑に進めるという役割を担っています。

プロジェクトの情報共有やリマインド、メンバーのスケジュール管理や勤怠管理までを行うプロジェクトの事務担当といった業務ともいえるかもしれません。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、プロジェクトの環境やルールの設定・改善・標準化などを行います。

また、PMOアドミニストレータが作成したデータや資料などを分析してアウトプットをするという業務も担当。

プロジェクトマネジメント教育などを行うこともあります。

ルールを明確にすることで作業者ごとの品質の差異を無くす品質管理的な役割ともいえるかもしれません

PMOマネジャー

PMOマネジャーは、その名の通り「プロジェクトマネジメントオフィスをマネジメントする」業務を担当します。

組織戦略や計画の策定、PMO内部の勤怠状況管理など、その名の通りPMOをマネジメントするという仕事です。

PMO全体を管理し、PMOメンバーがスムーズに業務を行えるようサポートする役割を担っています。

兼任する場合も

PMOには「アドミニストレータ」、「エキスパート」、「マネジャー」という3つの職種があることを紹介しましたが、プロジェクトの規模や人員次第では兼任となるケースもあります。

そのため、明確に「誰々がPMOアドミニストレータ」と分からない場合もあるかもしれません。

とはいえ、PMOの内部はこのようなメンバー・職種で構成され、それぞれの仕事をしているということ把握しておくことは大切です。

これらをしっかり把握しておけばPMOへの理解をより深められるでしょう。

プロジェクトマネジメントオフィスに必要なスキル

計画を立てることがグループワークにおいて重要なことである

続いてはPMOに必要とされるスキルを解説いたします。

プロジェクトの開発業務というよりも、実務に携わることの多いPMOに必要とされるスキルは以下の5つです。

  • 文書作成スキル
  • コミュニケーションスキル
  • プロジェクトへの参加経験・知識
  • 開発スキル
  • ビジネスマナー

こちらも1つずつ注目していきましょう。

文書作成スキル

報告書作成

最も基本的なスキルとして「文書作成スキル」が必要です。

今回の記事でも度々触れていますが、PMOは会議用資料の作成や、データなどを基にした資料などを作成します。

PowerPointやExcel、Wordといった文書作成ソフトなどの扱いに秀でていなければなりません。

誰が見ても「見やすい」、「分かりやすい」、「使いやすい」と思えるような資料を作成・提供する必要があります。

コミュニケーションスキル

ビジネスマンの握手

PMOはコミュニケーションスキルが非常に重要な業種です。

プロジェクトチーム全体の状況はもちろん、メンバー個々の状況まで把握してスケジュール管理や調整などを行います。

また、会議の進行役を担当したり、プロジェクトマネージャと共にクライアントとの打ち合わせに出席する必要も生じることがあるでしょう。

仮に素晴らしい文書・資料を作成したとしても、それを上手く説明して相手に理解させることができなければ意味がありません。

コミュニケーションスキルはPMOの業務を行う上で欠かせないスキルです。

プロジェクトへの参加経験・知識

プロジェクトに実際に参加した経験を持っていれば、以前の失敗例や打開策、リスクを回避するといった知識を役に立てられるかもしれません。

参加経験を持っていれば、より実際的かつ現実的な提案などができ、プロジェクトはより円滑に進んでいくでしょう。

自分のエンジニアとしての経験を活かせる仕事ともいえます。

開発スキルや経験・知識

フリーランス開発者がコーディングしている

PMO自身が開発に携わり、コーディングをしたりといったことはありません。

しかし、開発スキルや知識を持っておけば、実際に開発に携わっているメンバーやエンジニアとのコミュニケーションが円滑に進みます

開発スキルや経験を持っていれば、現状把握もより鮮明・正確に行えます。

実際に開発をするわけではありませんが、プロジェクトを成功に導くためには重要なスキル・知識といえるでしょう。

ビジネスマナー

コミュニケーションスキルと通ずる部分がありますが、ビジネスマナーも重要です。

会議への出席・進行といった部分もそうですが、クライアントとの打ち合わせに同席するとなれば、粗相をするわけにはいきません。

業務とは直接的に関係のないスキルかもしれませんが、最低限のビジネスマナーを心得ておくのは重要といえるでしょう。

PMO認定資格

ビジネスマンがセールスデータを分析しているところ

現状、日本ではPMOに関するスキルや知識を証明する資格は多いとはいえません。

とはいえ、日本PMO協会が実施している有名な資格「PMOスペシャリスト認定資格」というものが実施されています。

ここからは、PMOスペシャリスト認定資格について受験資格と試験制度について簡単に解説いたします。

受験資格がある

ノートを取る学生たち

PMOスペシャリスト認定資格ですが、いきなり受けることはできません。

というのも「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」などPMO関連資格を既に有していなければ、受験資格が与えられないのです。

一例として挙げた上記試験は同様に日本PMO協会が実施している資格試験で、eラーニングもしくはセミナーを受講することで受験可能です。

PMOを目指したいと思っている方やスキルアップを目指している方は、まずは「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」から合格を目指しましょう。

PMOスペシャリスト認定資格

マークシートに記入する女性

こちらもeラーニングでオンライン完結できる資格試験となっています。

約4時間のeラーニング映像で学習し、試験もオンラインで受験可能です。

PMOスペシャリスト認定資格は2年で更新する必要もあり、取得しておけば常に「最新の資格を有している」ということを証明できるでしょう。

PMOとして確かな知識を持った人材であることをアピールできます。

プロジェクト成功の影の立役者・PMO

ガッツポーズするエンジニア

こちらの記事では、PMOの仕事の内容や必要となるスキルを紹介してきました。

プロジェクトマネジメントにおいてPMを影から支えるPMOは、見かけは地味であまり目立つことのない仕事かもしれませんが、プロジェクトを支える重要な役割を担っています。

チーム全体を俯瞰して状況を把握し、改善策を練って発案し、軌道修正を行って、プロジェクトが成功するよう助けます。

PMを支えてプロジェクトを成功へと導く一端を担うPMOは、心強い存在です。

PMOとPMは役割こそ違いますが「プロジェクトを成功へと導く」という目的・目標は一致しています。

共に協力しながらプロジェクトマネジメントをしていくことが何よりも重要だといえるでしょう。

そしてもちろんエンジニアやメンバーたち個々人もPMOやPMの役割や目的を理解する必要があります。

プロジェクトチーム全体で成功を目指して進んでいくことが大切です。

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